كتابة إجراءات العمل وصياغتها هى عملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية القيام بمهمة روتينية; متى؟ اين؟ من؟ ومن المعروف ان أى خدمة او منتج تقدمها منظمة لعملاؤها مهما كان حجمها او طبيعة عملها هى فى النهاية نتيجة تنفيذ مجموعة من الإجراءات داخل المظمة بواسطة موظفيها.

إجراءات العمل وسر المهنة

إجراءات العمل هى التى ترسخ لثقافة المنظمة وكيفية تجاوبها مع متطلبات عملاؤها وخدمتهم وهو ما قد يميزها عن غيرها او كما يعرف ب”سر المهنة” والإجراءات ليست فقط مجرد تعليمات مكتوبة بل هى وسيلة لمساعدة المنظمة على ثبات الأداء على مدار فترات زمنية طويلة وترسيخ مبدا التحسين المستمر، وتحويل المعرفة الضمنية والخبرة لدى موظفيها الى معلومات موثقة ومشاركتها بين العاملين وايجاد حالة من التفرد والابداع لدى الشركة فى التميز فى اعمالها.

لماذا نحتاج الى إجراءات عمل مكتوبة؟

تلعب إجراءات العمل دوراً أساسياُ فى إستمرارية ضمان الجودة وضمان أفضل الممارسات فى تنفيذ المهمة والأتشطة داخل المنظمة، وذلك من اجل مساعدتك على تحقيق الأهداف التشغيلية والربحية وتحقيق مستوي متميز من رضاء العملاء وبالتالى استقرار المنظمة بشكل كامل، وإتباع مجموعة الإجراءات الموثقة يساعد المنظمة على:

• ضمان جودة وملائمة الخدمة للعملاء.
• ضمان اتباع الممارسات الجيدة فى كل الأوقات
• الإستفادة من خبرة فريق العمل بشكل فعال
• تسهيل عملية تفويض المهام والصلاحيات الى أعضاء فريق العمل بشكل ميسر
• تحديد أدوار ومسؤوليات جميع افراد فريق العمل بشكل واضح
• توفير ضماناً بأن كل موظف فى المنظمة اصبح على وعي وفهم للعمليات الواجب عليه اتباعها
• توفير الفرصة للموظفين لتحديد وتقييم انشطة عملهم ومجهوداتهم وتسهيل التواصل بين افراد المجموعة والعمل الجماعي
•  تبسيط إجراءات العمل بالمنظمة.

منهجية كتابة إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة”

لا توجد طريقة واحدة لكتابة الإجراءات او طريقة صحيحة واخري خاطئة ولكننا نحاول ان نتبع افضل الممارسات فى كتابة وإعداد الإجراءات على النحو التالي:

من المسؤول عن إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة” ؟

تقع المسؤولية عن إجراءات التشغيل بالمنظمة على عاتق الإدارة والمسؤولة عن التأكد من وجود إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة”، والموافقة عليها. ومن الضروري إشراك جميع الموظفين فى إعداد إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة” ولا سيما الموظفين المكلفين بالأعمال والمهام اليومية، ويجب ان يتم تسجيل تاريخ بدء تطبيق إجراءات العمل، بحيث تكون جميع الإجراءات سارية من هذا التاريخ.

* منقول.