إن الأفكار العديدة التي نتجت عن جلسة العصف الذهني غاليا ما تحتاج إلى تحليل، وتحديد أولوياتها قبل أن يتم تنفيذها. كلما كانت مجموعة الأفكار أصغر كلما كانت أسهل في التمحيص والتدقيق والتقييم دون تطبيق أي تقنية رسمية. مخطط التقارب Affinity Diagram هو أسلوب فعال للتعامل مع عدد كبير من الأفكار. وعادة ما يستخدم عند:

- وجود مجموعة كبيرة من البيانات تأطيرها، مثل الأفكار المتولدة من العصف الذهني والتي تحتاج إلى غربلتها لتحديد الأولويات.

- وجود وجهات النظر والآراء المتنوعة التعقيد.

- وجود ضرورة إجماع من قبل المشاركين.

الاتحاد، والقرابة، والشبه هي جميعها مرادفة للتقارب Affinity، وهي المبدأ الأساسي الذي ينبغي إتباعه حين اعتماد هذه التقنية. عملية وضع مخطط التقارب Affinity Diagram تتطلب من الفريق تصنيف الأفكار القائمة على حسب معرفتهم بالموضوع مما يجعل من السهل التدقيق وتحديد أولويات الأفكار.

الشروط المسبقة لعقد جلسة التقارب:

1- يتم تسجيل مجموعة الأفكار الناتجة عن جلسة العصف الذهني عادة في شكل ملاحظات على ورق لاصق Post-it.

2- ينبغي أن يضم الفريق من لديهم المعرفة والمهارات اللازمة تشكيل الآراء ووجهات النظر مدركين أبعاد المشكلة المطروحة. قد لا يكون الفريق فعالاً جداً إذا ما كان يتكون من عدد صغير جداً أو كبير. بحكم التجربة فإنه من المفضل تكوين فريق من 4 إلى 6 أعضاء.

3- توجيه الدعوة التي تنص بوضوح على الغرض من هذه الجلسة إلى أعضاء الفريق.

4- لابد من تخصيص شخص لإدارة الجلسة.

كيفية إجراء جلسة التقارب

1- حدد غرفة خالية من المقاطعات والتشتيت كمكان لعقد الجلسة.

2- ابدأ الجلسة بشرح الغرض، ويحبذ كتابتها على اللوحة البيضاء.

3- قم بوضع قصاصات الملاحظات اللاصقة Post-it بشكل عشوائي على سطح اللوحة، مع ضمان مشاهدتها من قبل الجميع.

4- قم بتعيين الهدف الأول على أنه فرز الآراء والأفكار والقضايا على أساس مدى ترابطها ببعضها.

5- قم بدعوة المشاركين إلى الانخراط في ممارسة إنشاء مجموعات متشابهة من الأفكار الموجودة على اللوحة.

6- يجب على المشاركين البحث عن الأفكار التي ترتبط بطريقة أو بأخرى، ثم قم بنقل القصاصات اللاصقة Post-it من أجل أن نكون معا. وينبغي الاستمرار في هذه العملية حتى يتم تجميع جميع الأفكار.

7- حل صراع الأفكار الوقوع في أكثر من مجموعة واحدة عن طريق وضع وظيفة أخرى ، مع نفس الفكرة في كل من المجموعتين.

8- يمكن للمشاركين الآن مناقشة الأنماط التي تم التعرف عليها والتركيز على الأفكار المثيرة للجدل. ويمكن التوصل إلى توافق في الآراء عن طريق المناقشة، مما يسمح بالتغييرات في التجمع.

9- عندما يتم تجميع الأفكار، قم باختيار عنوان لتصنيف كل مجموعة. ويحبذ أن يكون العنوان ذا معنى كامل لكنه قصير ويمثل الفكرة الرئيسية للمجموعة التي يجري تعيينها. والآن قم بنقل المجموعات تحت عناوين كل منها لعرض مخطط التقارب.

في نهاية الجلسة، يكون الفريق قد حصل على مخطط التقارب Affinity Diagram ، وتصبح الأفكار ذات الأولوية الآن على استعداد للحصول على الموافقات الإدارية.

* منقول.