قائمة التحقق هي واحدة من سبعة (7) أدوات الجودة الأساسية (السبعة العظام). قائمة التحقق هي مجرد أداة لجمع البيانات. في هذا المقال، سوف نبين كيفية إنشاء واستخدام قائمة التحقق وتقديم بعض الاستدلالات الأساسية والمخاطر المشتركة لقائمة التحقق وعملية جمع البيانات بشكل عام.

تتيح لنا قائمة التحقق استخدام نموذج موحد ومنظم لجمع المعلومات عن الأعطال. فتقوم بتقليل احتمالية أن يقوم أكثر من شخص بجمع بيانات بطريقة مختلفة. كما أنها تجبر القائمين عليها بالتفكير بوعي حول نوع البيانات التي يرغبون في جمعها، ولماذا يجمعونها، وما الذي ينوون عمله بالبيانات التي جمعت.

 ما هي قائمة التحقق؟

قائمة التحقق هي نماذج جمع البيانات وضعت لتسجيل معلومات محددة حول عملية ما بطريقة منظمة. ويتم تصميم قائمة التحقق بحيث تكون قادرة على الإجابة على السؤال “كم مرة يحدث هذا الحدث ، وتحت أي ظروف؟”.

ويمكن استخدام قائمة التحقق إما لدعم الاستنتاجات بشأن عملية قائمة بذاتها، أو قد تكون خطوة في عملية تجميع البيانات لدعم واحدة من أدوات التحسين الأخرى.

عناصر من ورقة التحقق:

يجب على قائمة التحقق من أن تحتوي على وصف لما يجري جمعه من البيانات. وهناك حاجة للتأكد من أن يتم وضع تعاريف تنفيذية واضحة لكل متغير يجري جمع البيانات له. كما أنها لابد أن تحتوي على خانات لرصد البيانات، فالسهولة الفعلية لجمع البيانات تكمن في بساطة وسهولة تسجيلها قدر الإمكان. ويجب أن يوجد مكان مخصص في قائمة التحقق لكتابة التعليقات والملاحظات الخاصة بأنواع الخلل أو بشكل عام، خصوصا إن كانت البيانات لا تندرج تحت أي من الفئات المحددة مسبقا.

إضافة إلى حاجة لتخصيص خانة للبيانات الإحصائية المحتملة.

ورقة التحقق – النقاط الرئيسية:

لابد لقائمة التحقق من أن تكون سهلة الاستخدام والاستيعاب. فكلما كانت القائمة أسهل الاستخدام، كلما كانت عملية جمع البيانات أسهل. ويجب أن تشتمل على المعلومات الوحيدة التي تنوي استخدامها. ثم يجب عليك اختبار النموذج قبل تعميم استخدامه على أساس واسع النطاق، وقم بإجراء أي تغييرات عليه إذا لزم الأمر.

كيفية إنشاء ورقة التحقق:

كفريق واحد، يجب القيام بعملية العصف الذهني لتحديد ماهية البيانات المراد جمعها، وتحديد كيف سيتم تنظيم هذه البيانات إلى فئات، وما هي التصنيفات الفرعية. إن أخذ الوقت الكافي للتفكير بجدية في هذه المرحلة سيساعد بشكل كبير في وقت لاحق. كن دائم التركيز على فرص التطوير، واسأل نفسك باستمرار فيم سوف تستخدم هذه البيانات. كما يجب أن تضع تعاريف تنفيذية دقيقة لكل متغير. ثم قم بوضع نموذج (استمارة) لجمع البيانات التي ستسمح بتسجيل الملاحظات أو الأحداث في تصنيفاتها المناسبة كما هو محدد مسبقا. قم باختبار نسخة من النموذج عن طريق التأكد من أنه يتم تسجيل جميع الملاحظات أو الأحداث الممكنة في خانة واحدة فقط على ورقة الاختيار. وقم بإجراء التصحيحات اللازمة على النموذج إذا دعت الحاجة.

ورقة التحقق – نقاط للتذكر:

• لابد لقائمة التحقق أن تحتوي على مساحة إضافية على ورقة الاختيار لتسجيل الملاحظات الهامة لم يتم ذكرها خلال تصميم النموذج.
• تحديد وتسجيل الفترة الزمنية وأية ظروف عملية أخرى من شأنها أن تكون ثابتة أو ثابتة خلال المراقبة.
• تأكد من أن يتم فهم نموذج البيانات ومعنى التسميات من قبل جميع أعضاء الفريق على التساوي.
• السماح بأن يكون الوقت كافيا لجمع وتسجيل جميع الملاحظات والبيانات بشكل صحيح:
• تذكر، تقوم قائمة التحقق بتوفير بيانات خام فقط. قد يكون من الضروري استخدام أداة أخرى لتفسير النتائج بشكل أفضل.

ورقة التحقق – الأخطاء الشائعة:

• قياس الأشياء التي لا تجيب على السؤال موضع الدراسة.
• عدم القدرة على الحصول حجم عينة كافيا لعمل الدراسة.
• أعضاء الفريق ببساطة لا يقومون بأخذ القياسات أو جمع البيانات
• فقدان نماذج قائمة التحقق. لابد من تتبع عدد ما تم توزيعه من النماذج وعدد ما استرد منها.
• الركون إلى جملة “يمكننا الحصول على ذلك من النظام” مما يؤدى إلى إنفاق المزيد من الوقت في محاولة فحص ملفات السجل للحصول على البيانات يدويا.
• عدم وضع تعاريف تنفيذية دقيقة، مما يؤدى إلى جمع كميات كبيرة من “الضجيج” في البيانات.

• منقول بتصرف.